БелБагетМастер, сеть багетных мастерских в Минске с четырьмя салонами и собственным производством, ранее испытывала трудности с управлением свыше 100 уникальных заказов одновременно. Каждый проект требовал индивидуального подхода, а отсутствие инструментов для отслеживания статуса изделий приводило к потерям и задержкам.
Команда использовала Trello более пяти лет, но с уходом сервиса из России и Беларуси в 2022 году пришлось искать альтернативу. Выбор пал на Кайтен — систему с визуализацией заказов на доске и простым интерфейсом, что важно для сотрудников с разным уровнем компьютерной грамотности.
Для удобства работы созданы отдельные пространства для каждого из четырёх салонов, спецпроектов и дистанционных заказов. В карточках фиксируются номер заказа, фото изделия, типы работ и промежуточные статусы, что позволяет отслеживать процесс от приёма заказа до его передачи клиенту. Автоматизация уведомлений и возможность блокировки карточек при задержках устраняют недопонимания и упрощают коммуникацию.
Дистанционные заказы ведутся на отдельной доске с этапами от получения посылки до упаковки и доставки. Распределение заданий происходит по дизайнерам с учётом их загрузки. Связанные заказы между клиентами объединяются ссылками в системе.
Переход на Кайтен помог сократить число просрочек с 50% до минимального уровня, сделав процесс прозрачным и контролируемым. Теперь руководство видит загрузку мастеров и может оперативно отвечать клиентам о статусе заказа.
В дальнейшем компания планирует развивать аналитические возможности системы для более эффективного управления процессом, опираясь не только на визуальный контроль, но и на данные.